Umso älter man wird, desto mehr Dokumente/Unterlagen sammeln sich an, welche früher oder später in Ordnern landen. Doch warum muss dieser Ordner zuhause stehen und platz weg nehmen, wenn man es einfach Digital am PC ablegen kann. Paperless life bzw. Paperless office was so viel wie Papierloses Leben / Büro bedeutet hat sehr viele Vorteile wie z.B.:
- Es wird kein bzw. fast kein Stauraum mehr benötigt
- Suchfunktion möglich (Dateinamen oder ggf. Dokument Inhalte durchsuchen)
- Weltweiter Zugriff auf die Daten
- Höhere Ausfallsicherheit durch Redundante Datenabsicherung
Was wird benötigt um Paperless zu werden?
Es gibt sehr viele Scanner / Multifunktionsdrucker, jedoch gibt es hier große Unterschiede.
Ich empfehle Ihnen folgende 3 Geräte:
Wo werden die Daten gesichert?
Sie können die Daten bei einem Clould Anbieter welche meistens bis zu einem gewissen Speicher Kostenlos sind, oder Sie kaufen sich eine eigene NAS und halten Ihre Daten bei sich Zuhause. Beides hat etliche Vor- und Nachteile wie z.B.
Cloud Anbieter:
Beispiele: Google Drive, Dropbox, Amazon
+ Es wird nicht die eigene Internetleitung beeinträchtigt
+ Man muss sich um die Datensicherheit keine Gedanken machen
– Man weiß nie was mit den Daten alles passiert
Eigene NAS:
+ Keiner kann die Daten verwenden
+ Eigene Freigaben erteilen oder die Daten nur Offline halten
– Bei einem Brand/Kurzschluss können alle Daten verloren gehen
– Sollte ein Trojana / Virus auf der NAS landen, kann es passieren das die Daten verschlüsselt werden
Sollten Sie sich jedoch für eine eigene NAS entscheiden, empfehle ich Ihnen folgende Hersteller / Modelle:
Wie lege ich die Daten richtig ab?
Es gibt zwar eine Menge Programme zum verwalten der Dokumente, jedoch bevorzuge ich eine einfach aber gut durchdachte Ordner Struktur. Hierfür verwende ich für die jeweiligen Bereiche Überordner und lege hier die entsprechenden Unterordner an.
Da ich etwas Faul bin, hab ich ein Ordner Namens „Eingang“ angelegt, welcher der Default-Ordner für mein Scanner ist. Einmal im Monat mache ich mir die mühe, alle PDFs umzubenennen und in den jeweiligen Ordner zu verschieben, was inzwischen richtig schnell geht.
Die folgende Struktur ist nur ein Beispiel von mir und kann von jedem individualisiert werden.
- Arbeit
- Gehaltsabrechnung
- 2017
- 2018
- Gewinnbeteiligung
- Kirchensteuer
- Lohnsteuer
- Sonstiges
- Gehaltsabrechnung
- Arzt & Krankenkasse
- Krankenkasse
- Arzt
- Sonstiges
- Bank
- Bank A
- Girokonto
- Unterordner für das jeweilige Jahr
- LBS
- Sparbuch
- Girokonto
- Bank B
- Darlehen
- Kontoauszüge
- Finanzierungen
- Bank A
- Eingang (Default Order beim Scannen/ noch offen zum sortieren)
- Elektronik
- KFZ
- Fahrzeugschein
- KFZ-Steuer
- Reparaturen
- Unfall
- Sonstiges
- Versicherungen
- Krankenversicherung
- Unfallversicherung
- KFZ
- Verträge
- ADAC
- Handy
- Internet
- Kaufverträge
- Webspace
- Wohnung
- Ablese Belege
- GEZ
- Hausverwaltung
- Strom
- Heizung
- Jahresabrechnung
- Zertifikate & Urkunden
- Sonstiges
Bei Fragen oder Anregungen rund um das Thema Paperless life können Sie sich jederzeit gern melden.