Paperless life/office – Dokumente Digitalisieren

Umso älter man wird, desto mehr Dokumente/Unterlagen sammeln sich an, welche früher oder später in Ordnern landen. Doch warum muss dieser Ordner zuhause stehen und platz weg nehmen, wenn man es einfach Digital am PC ablegen kann. Paperless life bzw. Paperless office was so viel wie Papierloses Leben / Büro bedeutet hat sehr viele Vorteile wie z.B.:

  • Es wird kein bzw. fast kein Stauraum mehr benötigt
  • Suchfunktion möglich (Dateinamen oder ggf. Dokument Inhalte durchsuchen)
  • Weltweiter Zugriff auf die Daten
  • Höhere Ausfallsicherheit durch Redundante Datenabsicherung

Was wird benötigt um Paperless zu werden?

Es gibt sehr viele Scanner / Multifunktionsdrucker, jedoch gibt es hier große Unterschiede.

Ich empfehle Ihnen folgende 3 Geräte:

Vorschaubild
Epson WorkForce Pro WF-3820DWF 4-in-1 Tinten-Multifunktionsgerät (Druck, Scan, Kopie, Fax, ADF, WiFi, Ethernet, NFC, Duplex, Einzelpatronen, DIN A4), inkl. 4 Monate ReadyPrint Flex Tintentarif
Fujitsu ScanSnap S1300i Dokumentenscanner (600 dpi, A4, USB 2.0) Schwarz/silber
ScanSnap iX1500 Desktop Dokumentenscanner Schwarz - A4, Duplex, WLAN, Touchscreen, USB 3.1
Auflösung
1.200 dpi x 2.400 dpi
600 dpi x 600 dpi
600 dpi x 600 dpi
Geschwindigkeit
8 Blätter/Min
12 Blätter/Min
25 Blätter/Min
Doppelseitiges Scannen
Scanformate
BMP, JPEG, TIFF, multi-TIFF, PDF, PNG
PDF, JPEG Word, Excel, Visitenkarten
PDF, JPEG, Word, Excel, Visitenkarten, Mobilgerät
Preis
132,00 EUR
399,99 EUR
Preis nicht verfügbar
Vorschaubild
Epson WorkForce Pro WF-3820DWF 4-in-1 Tinten-Multifunktionsgerät (Druck, Scan, Kopie, Fax, ADF, WiFi, Ethernet, NFC, Duplex, Einzelpatronen, DIN A4), inkl. 4 Monate ReadyPrint Flex Tintentarif
Auflösung
1.200 dpi x 2.400 dpi
Geschwindigkeit
8 Blätter/Min
Doppelseitiges Scannen
Scanformate
BMP, JPEG, TIFF, multi-TIFF, PDF, PNG
Preis
132,00 EUR
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Fujitsu ScanSnap S1300i Dokumentenscanner (600 dpi, A4, USB 2.0) Schwarz/silber
Auflösung
600 dpi x 600 dpi
Geschwindigkeit
12 Blätter/Min
Doppelseitiges Scannen
Scanformate
PDF, JPEG Word, Excel, Visitenkarten
Preis
399,99 EUR
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ScanSnap iX1500 Desktop Dokumentenscanner Schwarz - A4, Duplex, WLAN, Touchscreen, USB 3.1
Auflösung
600 dpi x 600 dpi
Geschwindigkeit
25 Blätter/Min
Doppelseitiges Scannen
Scanformate
PDF, JPEG, Word, Excel, Visitenkarten, Mobilgerät
Preis
Preis nicht verfügbar

Wo werden die Daten gesichert?

Sie können die Daten bei einem Clould Anbieter welche meistens bis zu einem gewissen Speicher Kostenlos sind, oder Sie kaufen sich eine eigene NAS und halten Ihre Daten bei sich Zuhause. Beides hat etliche Vor- und Nachteile wie z.B.

Cloud Anbieter:

Beispiele: Google Drive, Dropbox, Amazon

+ Es wird nicht die eigene Internetleitung beeinträchtigt
+ Man muss sich um die Datensicherheit keine Gedanken machen

– Man weiß nie was mit den Daten alles passiert

Eigene NAS:

+ Keiner kann die Daten verwenden
+ Eigene Freigaben erteilen oder die Daten nur Offline halten

– Bei einem Brand/Kurzschluss können alle Daten verloren gehen
– Sollte ein Trojana / Virus auf der NAS landen, kann es passieren das die Daten verschlüsselt werden

Sollten Sie sich jedoch für eine eigene NAS entscheiden, empfehle ich Ihnen folgende Hersteller / Modelle:

WD My Cloud EX2 Ultra NAS Festplatte 8 TB (zentraler Netzwerkspeicher, einfache Installation, zwei Laufwerkschächte, mobiler Zugriff, automatische Backups)
Synology Bundle DS220j 2-Bay 6TB Bundle mit 2X 3TB HDs, Bestpreis Festplatte
Synology DS718+ 2 Bay Desktop NAS Gehäuse
Festplatten
2
2
2, erweiterbar auf 7 (nicht enthalten)
Speicher
8TB (4TB-36TB möglich)
2X 3TB
24 TB (84 TB mit Erweiterungseinheit)
Prozessor
1,3-GHz-Dual-Core-Prozessor
1.4 Ghz Quad-Core Realtek RTD1296 (64-bit)
Intel Celeron J3455 Quad-Core Prozessor mit AES-NI Hardware Verschlüsselung Motor
Arbeitsspeicher
1 GB DDR3
512MB
2GB (skalierbar bis 6GB)
Verbrauch
ca. 16 Watt
‎13 Watt
20.1 Watt
Preis
370,39 EUR
Preis nicht verfügbar
Preis nicht verfügbar
WD My Cloud EX2 Ultra NAS Festplatte 8 TB (zentraler Netzwerkspeicher, einfache Installation, zwei Laufwerkschächte, mobiler Zugriff, automatische Backups)
Festplatten
2
Speicher
8TB (4TB-36TB möglich)
Prozessor
1,3-GHz-Dual-Core-Prozessor
Arbeitsspeicher
1 GB DDR3
Verbrauch
ca. 16 Watt
Preis
370,39 EUR
Synology Bundle DS220j 2-Bay 6TB Bundle mit 2X 3TB HDs, Bestpreis Festplatte
Festplatten
2
Speicher
2X 3TB
Prozessor
1.4 Ghz Quad-Core Realtek RTD1296 (64-bit)
Arbeitsspeicher
512MB
Verbrauch
‎13 Watt
Preis
Preis nicht verfügbar
Synology DS718+ 2 Bay Desktop NAS Gehäuse
Festplatten
2, erweiterbar auf 7 (nicht enthalten)
Speicher
24 TB (84 TB mit Erweiterungseinheit)
Prozessor
Intel Celeron J3455 Quad-Core Prozessor mit AES-NI Hardware Verschlüsselung Motor
Arbeitsspeicher
2GB (skalierbar bis 6GB)
Verbrauch
20.1 Watt
Preis
Preis nicht verfügbar

Wie lege ich die Daten richtig ab?

Es gibt zwar eine Menge Programme zum verwalten der Dokumente, jedoch bevorzuge ich eine einfach aber gut durchdachte Ordner Struktur. Hierfür verwende ich für die jeweiligen Bereiche Überordner und lege hier die entsprechenden Unterordner an.

Da ich etwas Faul bin, hab ich ein Ordner Namens „Eingang“ angelegt, welcher der Default-Ordner für mein Scanner ist. Einmal im Monat mache ich mir die mühe, alle PDFs umzubenennen und in den jeweiligen Ordner zu verschieben, was inzwischen richtig schnell geht.

Die folgende Struktur ist nur ein Beispiel von mir und kann von jedem individualisiert werden.

  • Arbeit
    • Gehaltsabrechnung
      • 2017
      • 2018
    • Gewinnbeteiligung
    • Kirchensteuer
    • Lohnsteuer
    • Sonstiges
  • Arzt & Krankenkasse
    • Krankenkasse
    • Arzt
    • Sonstiges
  • Bank
    • Bank A
      • Girokonto
        • Unterordner für das jeweilige Jahr
      • LBS
      • Sparbuch
    • Bank B
      • Darlehen
      • Kontoauszüge
      • Finanzierungen
  • Eingang (Default Order beim Scannen/ noch offen zum sortieren)
  • Elektronik
  • KFZ
    • Fahrzeugschein
    • KFZ-Steuer
    • Reparaturen
    • Unfall
    • Sonstiges
  • Versicherungen
    • Krankenversicherung
    • Unfallversicherung
    • KFZ
  • Verträge
    • ADAC
    • Handy
    • Internet
    • Kaufverträge
    • Webspace
  • Wohnung
    • Ablese Belege
    • GEZ
    • Hausverwaltung
    • Strom
    • Heizung
    • Jahresabrechnung
  • Zertifikate & Urkunden
  • Sonstiges

Bei Fragen oder Anregungen rund um das Thema Paperless life können Sie sich jederzeit gern melden.

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