Paperless life/office – Dokumente Digitalisieren

Umso älter man wird, desto mehr Dokumente/Unterlagen sammeln sich an, welche früher oder später in Ordnern landen. Doch warum muss dieser Ordner zuhause stehen und platz weg nehmen, wenn man es einfach Digital am PC ablegen kann. Paperless life bzw. Paperless office was so viel wie Papierloses Leben / Büro bedeutet hat sehr viele Vorteile wie z.B.:

  • Es wird kein bzw. fast kein Stauraum mehr benötigt
  • Suchfunktion möglich (Dateinamen oder ggf. Dokumentinhalte durchsuchen)
  • ggf. Weltweiter Zugriff auf die Daten
  • Höhere Ausfallsicherheit durch Redundanz

Was wird benötigt?

Ich empfehle einen der folgenden 3 Scanner:

Um die Tabelle am Handy vollständig sehen zu können, bitte in den Querformat wechseln.

 
Fujitsu ScanSnap iX500
Fujitsu ScanSnap S1300i
Epson WF-2660DWF
Auflösung:
600 dpi x 600 dpi
600 dpi x 600 dpi
1.200 dpi x 2.400 dpi
Geschwindigkeit:
25 Blätter/Min
12 Blätter/Min
3 Blätter/Min
Scannen zu:
PDF, JPEG, Word, Excel, Visitenkarten, Mobilgerät
PDF, JPEG Word, Excel, Visitenkarten
PDF, JPEG
Doppelseitiges Scannen:
Scanne nach:
Evernote, Dropbox, Google Drive, Salesforce, SugarSync, SharePoint
Evernote, Dropbox, Google Drive, Salesforce Chatter, SugarSync, SharePoint
Google Drive
Amazon
Amazon
Amazon

Wo werden die Daten gesichert?

Um die Tabelle am Handy vollständig sehen zu können, bitte in den Querformat wechseln.

 
WD My Cloud EX2 Ultra
Synology Diskstation DS218+
Dropbox / Google Drive
Speicher
4 TB - 20 TB
2 TB - 24 TB
5 GB / 15 GB
Datensicherheit
2 Festplatten
2 Festplatten
voller Daten Backup
App vorhanden?
laufende Kosten?
Offline Zugriff?
Nur bei Synchronisierung
Amazon
Amazon
Google Drive
Dropbox

Wie lege ich die Daten richtig ab?

Es gibt zwar eine Menge Programme zum verwalten der Dokumente, jedoch bevorzuge ich eine simple aber gut durchdachte Ordner Struktur.

Die folgende Struktur ist nur ein Beispiel von mir und kann von jedem individualisiert werden.

  • Arbeit
    • Gehaltsabrechnung
      • 2016
      • 2017
      • 2018
    • Gewinnbeteiligung
    • Kirchensteuer
    • Lohnsteuer
    • Sonstiges
  • Arzt & Krankenkasse
    • Krankenkasse
    • Arzt
    • Sonstiges
  • Bank
    • Sparkasse
      • Girokonto
        • 2017
        • 2018
      • LBS
      • Sparbuch
    • VR Bank
      • Darlehen
      • Kontoauszüge
        • 2017
        • 2018
      • Finanzierungen
  • Eingang (Default Order beim Scannen/ noch offen zum sortieren)
  • Elektronik
  • KFZ
    • Fahrzeugschein
    • KFZ-Steuer
    • Reparaturen
    • Unfall
    • Sonstiges
  • Versicherungen
    • Krankenversicherung
    • Unfallversicherung
    • KFZ
  • Verträge
    • ADAC
    • Handy
      • 2017
      • 2018
    • Internet
    • Kaufverträge
    • Webspace
  • Wohnung
    • Ablese Belege
    • GEZ
    • Hausverwaltung
    • Strom
    • Heizung
    • Jahresabrechnung
  • Zertifikate & Urkunden
  • Sonstiges

Bei Fragen oder Anregungen rund um das Thema Paperless life können Sie sich jederzeit gern melden.

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